In der Ausgabe September 2022 Entscheidung über die Erfassung der Arbeitszeit (Az. 1 ABR 22/21), das Bundesarbeitsgericht (Bundesarbeitsgericht, oder BAG) hat nicht nur bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern in Deutschland viel Aufmerksamkeit erregt, sondern den Gesetzgeber auch in die Pflicht genommen, eine genauere gesetzliche Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen. Kurz danach Veröffentlichung der Gründe Bundesarbeitsminister Hubertus Heil kündigte für die Entscheidung an, im ersten Quartal 2023 einen entsprechenden Gesetzentwurf vorzulegen. Obwohl mit Spannung erwartet, verstrich die Frist bis zum 31. März 2023 ohne ein Zeichen aus Berlin. Dann, am 18. April 2023, berichtete die Süddeutsche Zeitung erstmals über eine bei ihr eingegangene Rechnung. Hier ein Überblick über die möglichen rechtlichen Änderungen, die dieser Gesetzentwurf mit sich bringen würde.

Was das BAG im September 2022 entschieden hat

Am 13. September 2022 hat das BAG über die Frage entschieden, ob Arbeitgeber ein Arbeitszeiterfassungssystem vorsehen und damit die Arbeitszeit der Arbeitnehmer umfassend erfassen müssen. Der Entscheidung lag ein Antrag des Betriebsrats zugrunde, ein „Initiativrecht“ zur Bestätigung der elektronischen Zeiterfassung zu haben –das heißt., wenn es von Arbeitgebern verlangen könnte, die Zeiterfassung elektronisch zu dokumentieren. Das BAG verneinte das Initiativrecht des Betriebsrats, hielt aber an einer umfassenden gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fest. Diese Entscheidung wurde von vielen deutschen Arbeitgebern als „Game Changer“ empfunden, allen voran von jenen, die bisher auf Vertrauensarbeitszeit setzten und bewusst darauf verzichteten, ihre Mitarbeiter diesbezüglich zu kontrollieren.

Das BAG stellte unter anderem klar, dass die Arbeitszeiterfassung auch an Arbeitnehmer delegiert werden kann und die Ausnahmen der europäischen Arbeitszeitrichtlinie gelten (deshalb ist eine Arbeitszeiterfassung n für leitende Angestellte i.S.d das Verfassungsgesetz über öffentliche Arbeiten). Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht vor allem bei der Form bewusst Spielraum gelassen: Die elektronische Arbeitszeiterfassung soll nicht verpflichtend sein – zumindest solange der Gesetzgeber nichts anderes vorschreibt.

Das Gesetzesprojekt

Der Gesetzentwurf sieht Änderungen sowohl im Arbeitszeitgesetz als auch im Jugendarbeitsschutzgesetz vor. Das Ausbleiben von Änderungen des Arbeitsschutzgesetzes (Arbeitsschutzgesetzoder ArbSchG) allein – aus dem das BAG die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ableitet – entscheidend, denn anders als das Arbeitssicherheitsgesetz sieht das Arbeitszeitgesetz die Möglichkeit vor, Bußgelder direkt bei Verstößen und nicht nur bei Verstößen gegen behördliche Anordnungen zu verhängen.

Der Gesetzentwurf stellt klar, dass die Erfassung der Arbeitszeit erfolgen kann delegieren an Mitarbeiter.

Darüber hinaus gelten die folgenden (neuen) Verpflichtungen Arbeitgeber:

• Die Arbeitszeit muss erfasst werden der Tag, an dem die Arbeit getan wird— Abweichungen von bis zu sieben Tagen sind nur tarifvertraglich möglich.
• Es ist auch möglich Arbeitszeit kollektiv erfassen nutzen und auswerten Elektronische Arbeitsplatten. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass sich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aus dem Schichtplan jedes Arbeitnehmers und Abweichungen von der im Schichtplan festgelegten Arbeitszeit ergeben, Zum BeispielUrlaub, Fehlzeiten und Mehrarbeit werden separat elektronisch erfasst.
• Die Arbeitszeit muss erfasst werden elektronisch; neben Zeiterfassungsgeräten werden auch Apps und Tabellenkalkulationen als Beispiele genannt – auch hier sind Abweichungen nur durch Tarifvertrag möglich.
• Arbeitgeber sind verantwortlich zur korrekten Erfassung – die Erfassung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer muss mindestens nachgewiesen werden nach dem Zufallsprinzip.
• Haben Beschäftigte einer tariflichen Verlängerung der Arbeitszeit zugestimmt, ist hierüber ein Protokoll zu führen.
• Stundenzettel sind aufzubewahren mindestens zwei Jahre.
• Die zur Überwachung der Einhaltung der Arbeitszeitregelung erforderlichen Aufzeichnungen sind bereitzuhalten auf Deutsch.
• Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde sind die Unterlagen auch zur Verfügung zu stellen Auf Arbeit, Zum Beispielbei Bauarbeiten auf der Baustelle.
• Auf Verlangen muss der Arbeitgeber informieren dem Arbeitnehmer die angemeldete Arbeitszeit und zur Verfügung stellen eine Kopie der Aufzeichnungen.

Der Gesetzentwurf besagt elektronisch Registrierung und überlässt es den Parteien, von dieser Verpflichtung nur durch einen Tarifvertrag abzuweichen.

Darüber hinaus ist eine zumindest schrittweise Einführung je nach Größe des Arbeitgebers nach Inkrafttreten des Gesetzes vorgesehen. Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten haben dann zwei Jahre und Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre Zeit, um das System einzuführen. Alle anderen haben ein Jahr nach Inkrafttreten. Kleinunternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte dürfen nichtelektronische Aufzeichnungen dauerhaft führen.

Tarifvertragsparteien können auch bestimmte Beschäftigte von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreien. Dies ist möglich für diejenigen, deren Gesamtarbeitszeit aufgrund der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht im Voraus gemessen oder bestimmt wird oder wenn die Gesamtzeit von den Arbeitnehmern selbst bestimmt werden kann. Als Beispiele nennt der Begründungsentwurf Führungskräfte, herausragende Experten und Wissenschaftler.

Was wird aus der Vertrauensarbeitszeit?

Laut Gesetzentwurf muss Vertrauensarbeitszeit möglich bleiben. Der Arbeitgeber ist berechtigt, weiterhin von der Überwachung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit abzusehen.

Der Arbeitgeber muss jedoch stets geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen über Dauer und Ort der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt sind. Konkret bedeutet dies, dass Mitarbeiter, die auf Vertrauensbasis arbeiten, dennoch ihre Arbeitszeit vollständig erfassen müssen. Arbeitgeber können sich jedoch „beschränken“, beispielsweise auf Meldungen des Arbeitszeiterfassungssystems im Falle eines Verstoßes gegen das Arbeitszeitgesetz zu reagieren. Die Aufbewahrungspflichten zur erfassten Arbeitszeit gelten auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Abschluss

Es ist wichtig zu beachten, dass es sich derzeit nur um einen Gesetzentwurf handelt. In der Regel wird ein solches Projekt inhaltlich mehrfach überarbeitet. Über jedes Projekt wird vom Kabinett abgestimmt, das heißt, alle an der Regierung beteiligten Minister und die Kanzlerin. Erst nach einer Entscheidung des Kabinetts handelt es sich um einen offiziellen Regierungsentwurf, über den im Parlament abgestimmt werden kann. Es ist daher davon auszugehen, dass die oben beschriebenen Regelungen noch nicht das „letzte Wort“ sind.

Angesichts der bereits zu beobachtenden Praxis von Arbeitsschutzbehörden, Betriebsbegehungen durchzuführen und die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung anzuordnen, wird Arbeitgebern jedoch empfohlen, unverzüglich über eine angemessene Arbeitszeiterfassung nachzudenken und deren Einführung vorzubereiten .

Zudem macht die Arbeitszeiterfassung Verstöße gegen das Arbeitszeit- und Mehrarbeitsgesetz sichtbarer. Den damit verbundenen Risiken sollte mit begleitenden Compliance-Maßnahmen wie Arbeitgeberdelegierung, Schulungen und definierten Prozessen bei Aufdeckung von Arbeitszeitverstößen begegnet werden. Arbeitgeber werden ermutigt, in dieser Hinsicht mit ihrem Anwalt für Arbeitsrecht zusammenzuarbeiten.